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Jahreswechsel in der ambulanten Pflege 2025/2026: Budgets, Verträge & Lohn sauber regeln
- Verträge und Preise im System prüfen: Neue SGB V und XI Verträge (Preise, Kennzeichen) müssen fehlerfrei und im Vieraugenprinzip in der Software hinterlegt werden, um Fehlabrechnungen zu verhindern.
- Budgets der Kunden analysieren: Auswerten, welche Kunden ihre Budgets (Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege) nicht nutzen, um Beratungsbedarf zu erkennen und Erlöse zu sichern.
- Lohnabrechnung und Zuschläge prüfen: Die Lohnzuschlagslogik mit Tarifverträgen abgleichen und sicherstellen, dass sie korrekt in der Lohnsoftware hinterlegt ist.
- Prozesse und Zuständigkeiten klären: Verantwortlichkeiten (Budgetkontrolle, Vertragspflege) schärfen und kritische Prozesse (Tourenplanung) optimieren.
- Checkliste abarbeiten: Eine konkrete Jahreswechsel-Checkliste (Budgets auswerten, Verträge pflegen, Testabrechnung durchführen) konsequent umsetzen.
Dieser Beitrag bündelt die wichtigsten Punkte für den Jahreswechsel 2025/2026 – speziell für ambulante Dienste und Sozialstationen.
Stand: 10.Dezember 2025
Lesezeit: 5-10 min
Inhaltsverzeichnis
Budgets und Leistungen: Jahresende ist Analysezeit
Auch wenn formale Minusstundenkonten in der Pflege eher die Ausnahme sind, gibt es einen zentralen Punkt: Wie gut sind Budgets und Leistungen im laufenden Jahr genutzt worden – und was lässt sich in 2026 besser steuern?
Wichtige Bausteine:
- Entlastungsbetrag (monatlicher Betrag, der oft teilweise ungenutzt bleibt)
- Entlastungsbudget (flexible Kombination aus Verhinderungs- und Kurzzeitpflege)
- Ambulate Sachleistungen / Pflegesachleistungen (SGB XI)
- Behandlungspflege nach SGB V
Der Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt, um auszuwerten:
- Welche Kunden nutzen ihre Budgets regelmäßig voll aus,
- bei welchen Kunden bleiben Mittel liegen, obwohl Bedarf da wäre,
- welche Leistungen werden zwar erbracht, aber nicht konsequent abgerechnet.
Gerade deine Auditberichte zeigen:
Viele Dienste haben genug Auftragsvolumen im Bestand, nutzen aber Budgets und Leistungsarten nicht konsequent – und verschenken damit Erlöse.
Beispielhafte Übersicht (vereinfachte Darstellung):
| Bereich | Typische Frage zum Jahreswechsel |
| Entlastungsbetrag | Wo wurden Budgets kaum genutzt – obwohl Entlastungsbedarf erkennbar ist? |
| Entlastungsbudget | Gibt es Klient:innen, die Verhinderungspflege kaum abrufen? |
| SGB-XI-Sachleistungen | Sind Pflegegrade, Leistungsumfang und Realität der Versorgung noch deckungsgleich? |
| SGB-V-Leistungen | Werden Verordnungen sauber umgesetzt und vollständig abgerechnet? |
Der Jahreswechsel eignet sich hervorragend, um genau diese Punkte im Team einmal bewusst anzuschauen.
Neue Verträge nach SGB V und XI: Preise und Abrechnung im Griff behalten
Ein zentraler Knackpunkt – und eine der größten Fehlerquellen – sind neue oder angepasste Verträge nach SGB V und SGB XI.
Typische Stolperfallen:
Das Ergebnis: Fehlabrechnungen, Rückfragen der Kassen, Korrekturläufe, Zeitverlust und im schlechtesten Fall Retaxierungen.
Empfohlene Vorgehensweise zum Jahreswechsel:
1. Alle neuen oder geänderten Verträge SGB V / XI für 2025/2026 zusammenstellen.
2. Für jede betroffene Leistungsposition in der Software prüfen:
- Sind die neuen Preise korrekt hinterlegt?
- Sind die gültig ab / bis-Daten richtig gesetzt?
- Passen die Abrechnungskennzeichen/ Tarifkennzeichen AC/TK zum neuen Vertrag?
3. Das Ganze konsequent im Vieraugenprinzip prüfen:
- Eine Person erfasst / ändert die Vertragspreise und Zuordnungen.
- Eine zweite Person kontrolliert anhand der Vertragsunterlagen direkt in der Software (z. B. Snap, etc.).
Kompakte Übersicht:
| Prüffeld | Was zu tun ist |
| Vertragspreise SGB XI | Neue Preise je Leistungsart / Leistungskomplex (LK) mit Vertrag abgleichen. |
| Vertragspreise SGB V | Positionsnummern, Punktwerte / Eurowerte und Gültigkeit prüfen. |
| Abrechn.kennzeichen | Ist das Abrechnungskennzeichen / Tarifkennzeichen (AC/TK) an die neuen Verträge angepasst? |
| Softwarepflege | Testabrechnung durchführen und mit dem Vertrag vergleichen. |
| Vieraugenprinzip | Erfassung + separate Kontrolle durch zweite Person (vor dem Echtlauf). |
Dieser Punkt ist technisch – aber enorm wirkungsvoll. Ein sauber gepflegtes Abrechnungssystem verhindert monatelange Fehlerketten.
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Fokus 2026: Anspruch, Kosten und Pflegekasse
Im Zuge des Jahreswechsels stehen Pflegebedürftige und ihre Angehörigen oft vor Fragen zu ihrem Anspruch und den anfallenden Kosten. Die Pflegekasse und die Pflegeversicherung sind dabei die zentralen Ansprechpartner für die finanzielle Abwicklung.
Wichtige Prüfungspunkte für die Kundenberatung:
Eigenanteil und Transparenz: Wie verändert sich der Eigenanteil durch neue Vertragspreise?
Pflegegeld vs. Sachleistung: Steht das Verhältnis von Pflegegeld zu Sachleistung noch optimal zum Bedarf der Pflegenden?
Lebenssituation: Viele Pflegebedürftige möchten weiterhin in ihrem Hause oder in kleinen Einrichtungen optimal versorgt werden, anstatt in Krankenhäuser verlegt zu werden. Eine gute Betreuung von der ersten Stunde an ist die Voraussetzung dafür.
Weihnachten: Vor und nach Weihnachten ist die Zeit der größten Belastung für Angehörige; hier Budgets (wie die Verhinderungspflege) proaktiv kommunizieren.
Lohnabrechnung und Personal: Sicher in 2026 einsteigen
Die Motivation und die Zufriedenheit der Pflegekräfte sind entscheidend für die Stabilität des Dienstes. Der Jahreswechsel bietet die Chance, interne Prozesse zu optimieren und auf die Wünsche der Pflegenden einzugehen.
Neuerungen in der Praxis: Alle relevanten Neuerungen im SGB XI und V, die zur Entbürokratisierung beitragen, müssen schnellstmöglich im Team kommuniziert werden.
Entbürokratisierung nutzen: Prozesse verschlanken, die den Pflegekräften mehr Zeit für die direkte Betreuung lassen.
Wünsche und Planung: Die Dienstplanung für das nächste Jahr sollte die individuellen Wünsche der Pflegekräfte so weit wie möglich berücksichtigen, um eine faire Verteilung von Wochenend- und Feiertagsdiensten (wie über Weihnachten) zu gewährleisten.
Fokus 2026: Pflegekräfte, Wünsche und Neuerungen
Beim Jahreswechsel geht es nicht nur um Kassen und Verträge, sondern auch um das Team:
- Sind alle Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag) im Lohnsystem richtig gepflegt?
- Sind Regelungen aus Tarifverträgen (TVöD, AVR, Haustarife) oder betrieblichen Vereinbarungen aktuell umgesetzt?
- Werden Zuschläge transparent ausgewiesen (wichtig für Steuer- und SV-Begünstigung)?
Gerade in der ambulanten Pflege ist die Mischung aus Früh-, Spät-, Nacht- und Wochenenddiensten komplex. Ein Jahreswechsel ist ein guter Anlass, gemeinsam mit Lohnbüro/Steuerberater zu prüfen:
- Passen die aktuellen Zuschlagsprozentsätze und Zeiträume noch zu Tarifstand und Vereinbarungen?
- Sind alle Regelungen sauber in der Lohnsoftware hinterlegt (keine „Handrechnungen“ im Hintergrund)?
- Wird klar dokumentiert, welche Zahlungen Grundlohn sind und welche echte Zuschläge sind?
Zudem lohnt der Blick auf:
- Dienstplanlogik 2026 (Dienstmodelle, Flexibilitätsgrenzen, Belastung einzelner Mitarbeitender)
- Urlaubsplanung (Vermeidung von Ballungen, faire Verteilung)
- Geplante Gehaltsanpassungen / Tarifsteigerungen in der Wirtschaftsplanung
Organisation und Prozesse: Jahreswechsel als „Reset-Knopf“ nutzen
Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, Prozesse aus der Organisationsberatung umzusetzen oder nachzujustieren:
- Rollen und Zuständigkeiten schärfen
- PDL, Teamleitungen, Verwaltung: Wer ist wofür verantwortlich?
- Wer überwacht Budgets, wer pflegt die Verträge in der Software, wer kontrolliert Abrechnungen?
- Touren- und Einsatzplanung überprüfen
- Stimmen die fachlichen Vorgabezeiten noch zu den realen Zeiten?
- Gibt es Touren, die strukturell immer „aus dem Ruder laufen“?
- Ist die Aufteilung Fachkraft / Pflegehilfe stimmig?
- Bereichstrennung konsequent umsetzen
- Hauswirtschaft, Betreutes Wohnen, Tagespflege: getrennte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
- Keine Vermischung, die Kennzahlen verzerrt.
Der Jahreswechsel eignet sich ideal für einen kurzen internen „Mini-Audit“: Was läuft gut, was kostet uns laufend Zeit oder Geld, ohne dass wir es bewusst steuern?
Konkrete Jahreswechsel-Checkliste für ambulante Dienste
Stichwort: „Was sollte dieses Jahr unbedingt noch passieren?“
Pflegeleistungen & Budgets:
- Entlastungsbeträge und Entlastungsbudgets je Kunde auswerten
- Auffällige Unter- oder Übernutzung identifizieren
- Beratungskonzept für 2026 daraus ableiten (Bestandskunden statt nur Neukunden)
Verträge & Abrechnung:
- Alle neuen SGB-V- und SGB-XI-Verträge zusammentragen
- Preise und Abrechnungskennzeichen in der Software pflegen
- Vieraugenprinzip bei Vertragsübernahme umsetzen
- Testabrechnung durchführen und mit Originalvertrag vergleichen
Lohn & Personal:
- Zuschlagslogik prüfen und mit Tarif/Steuerberater abgleichen
- Dienst- und Urlaubsplanung 2026 grob strukturieren
- Geplante Entgeltanpassungen in die Budgetplanung übernehmen
Organisation:
- Verantwortlichkeiten schriftlich festhalten
- Kritische Prozesse (Tourenplanung, Doku, Abrechnung, Verordnungsmanagement) klar zuordnen
- Software-Funktionen, die bisher nicht genutzt wurden, für 2026 gezielt einplanen (z. B. Auswertungen, Wirtschaftlichkeitsanalysen)
Hier kannst du unsere Checkliste auf einfach downloaden!
Fazit & Handlungsaufforderung
Der Jahreswechsel in der ambulanten Pflege ist mehr als „nur“ eine neue Jahreszahl in der Software. Er ist ein strategischer Punkt, an dem Budgets, Verträge, Löhne und Prozesse neu ausgerichtet werden können.
Wer jetzt:
- neue SGB-V- und SGB-XI-Verträge sauber ins System holt,
- das Vieraugenprinzip konsequent lebt,
- Budgets bei Bestandskunden bewusst nutzt und
- Lohn- und Einsatzplanung strukturiert aufsetzt,
startet 2026 mit Klarheit statt Chaos – und verschafft seinem Pflegedienst Stabilität in einem ohnehin anspruchsvollen Umfeld.
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