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Viele Pflegeeinrichtungen im ambulanten Bereich in wirtschaftlich angespannter Lage gehen davon aus, dass mehr Klienten und damit höherer Umsatz das Problem löst und zu Gewinnen führt. Doch wer genauer hinsieht, erkennt schnell: Mehr Pflegekunden bedeuten nicht automatisch wirtschaftlichen Erfolg. Gerade in der ambulanten Pflege verstecken sich viele kostentreibende Faktoren, die bei oberflächlicher Betrachtung nicht sichtbar werden. In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es wirklich ankommt, welche Kennzahlen entscheidend sind – und wie Sie als Inhaber oder Pflegedienstleitung eines ambulanten Pflegedienstes frühzeitig die richtigen Steuerungsimpulse setzt.
Es klingt zunächst positiv: Mehr Pflegekunden, mehr Touren, mehr Pflegeleistungen, mehr Monatsumsatz. Doch ist die Situation eingetreten stellt sich heraus, wirtschaftliche Lage hat sich nicht verbessert oder die Umsatzrendite hat sich gar verschlechtert.
Wie viel Arbeitszeit wird wirklich am Kunden erbracht? Wie viel entfällt auf Leerlauf, Rückfahrten, Übergänge oder Lücken in der Planung? Kurz: Wie gut und transparent ist Ihre Soll-Tourenplanung und wie passt diese zur Ist-Erfassung. Oder anders, wie passt mein Auftragsvolumen zur Personalmenge und damit zu den Personalkosten. Darin steckt schon das ganze Geheimnis eines guten Betriebsergebnisses.
Wichtig ist hier ein kritischer Blick auf die eingesetzten Softwarefunktionen. Ist ein Hilfstool vorhanden und wird dieses Planungstool auch tatsächlich aktiv genutzt, oder beschränkt sich der Einsatz auf reine Tourendarstellung und das Abarbeiten der Aufträge? Nutzen Sie Funktionen wie Wirtschaftlichkeitsprognosen oder Budgetausschöpfung?
Ergänzend dazu ist für das Controlling der Wirkung der Maßnahmen folgende Kennzahl wichtig: „Umsatz je eingeflossene Arbeitsstunde“: Wie viel Euro erwirtschaftet der Dienst pro tatsächlich geleistete Arbeitsstunde – inklusive Pflege, Organisationszeiten, Hauswirtschaft und auch Verwaltung! Also alle Arbeitsstunden die zur Erwirtschaftung des Umsatzes beitragen. Die Anfangsgrößenordnung dieser Zahl hängt natürlich stark von der Unternehmensstruktur ab. Ist diese Zahl einmal erhoben können Sie monatlich die Wirkung der Maßnahmen messen und sehen!
Typische Verlustquellen im Pflegealltag:
Angenommen, der Dienst erzielt im Monat 100.000 Euro Umsatz. Die eingeflossenen aktiven Stunden aus Pflege, Organisation, Hauswirtschaft und Verwaltung belaufen sich auf 2.200 Arbeitsstunden. Das ergibt ca. 45,45€ Umsatz pro aktive Arbeitsstunde. Der Dienst weist ein monatliches Defizit von -5000€ auf.
Jetzt betrachten wir die Tourenplanung, passen die Hausbesuchszeiten an, optimieren den Tourenaufbau und können dadurch Touren zusammenlegen. Leerlaufzeiten werden transparent. Unnötige Organisationszeiten, welche als Lückenfüller dienten, finden nicht mehr statt. Viele kurze Touren werden in lange Touren mit aktiver, Erlösbringender Arbeitszeit umgestellt. Aber auch die Verwaltungs- und Overheadprozesse müssen genau so exakt betrachtet und ggf. angepasst werden.
Durch diese Maßnahmen reduzieren sich die aktiven Arbeitsstunden auf z.B. 2000 monatlich. Bei gleichbleibendem Umsatz. Jetzt sind wir bei einem Umsatz pro aktive Arbeitsstunde von 50€!
Lass Sie sich nicht von Klienten Anzahl und Gesamtumsätzen blenden. Betrachte die relevanten Faktoren
Gleiche täglich Soll- und Ist-Tour miteinander ab. Softwaregestützt, Kleienten- und Teamorientiert.
Nutze deine Software aktiv zur Wirtschaftlichkeitsberechnung deiner Touren – auch mit Prognosen.
Führe Sie als Pflegedienstleitung wöchentliche Soll-Ist-Vergleiche in Ihrem Leitungsteam ein. Diese Daten sind Gold wert.
Entwickeln Sie ein Gefühl für die Qualifikationspreise der Mitarbeiter – und kalkuliere mit echten, aktuellen Daten.
Ein wachsender Umsatz ist kein Selbstläufer. In der ambulanten Pflege kommt es auf Effizienz, Struktur und konsequente Kontrolle der richtigen Kennzahlen an. Wer nur auf die „große Zahl“ am Monatsende schaut, riskiert den wirtschaftlichen Blindflug. Mit klarem Controlling, geschultem Blick und konsequenter Umsetzung können Sie Ihren Dienst wirtschaftlich auf Kurs bringen – nachhaltig und zukunftsfähig.
Dieser Beitrag basiert auf anonymisierten Erkenntnissen aus unserer praktischen Arbeit mit ambulanten Diensten in ganz Deutschland. Die konkreten Methoden, Tools und Kennzahlen setzen wir individuell im Rahmen unserer Organisationsberatung um.
Wir haben Ihr Interesse geweckt und es ist Zeit sofort und vor allem praxisorientiert zu handeln? Sie wollen wissen, wie das konkret bei Ihnen aussehen kann? Dann melden Sie sich bei uns – wir beraten Sie praxisnah und individuell und zeigen Ihnen erfolgriech praxiserprobte Faustregeln auf. Mit uns steigern Sie Ihre Erträge und das Verhältnis zwischen Kosten und Erlösen kommt in Ihrer Einrichtung, an Ihrem Standort wieder ins Gleichgewicht.
Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Nachricht über unser Kontaktformular!
Telefon: +49 (861) 21 39 88 60
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