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Wirtschaftlichkeit Pflegedienst verbessern: Warum Controlling im Jahresabschluss 2025 entscheidend ist!

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
  • Jahresende 2025 nutzen: Zahlen (Umsatz, Kosten) jetzt analysieren, um Startvorteil für 2026 zu sichern.

  • Controlling-Risiko: Fehlende Transparenz führt zu Gewinnverlusten, da Probleme erst im Jahresabschluss sichtbar werden.

  • Kern-Kennzahlen sichern: Fokus auf Personalkostenquote und Umsatz pro Stunde zur Margensicherung.

  • Prozesse als Hebel: Größte Gewinne durch GPS-Tourenplanung und digitale Zeiterfassung.

  • Digitalisierung & Team: Dokumentation automatisieren und Mitarbeiter in die Analyse einbinden.

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Autor: Dirk Mehnert, Organisations-Beratung
Stand: 17. November 2025

Lesezeit: 5-10 min

Inhaltsverzeichnis

Der Jahresabschluss als Startschuss für Ihre Wirtschaftlichkeitswende

Das Jahresende 2025 ist nicht nur ein Abschluss – es ist der Startschuss für eine notwendige Veränderung. Angesichts steigender Personalkosten, wachsender Anforderungen durch das SGB XI und zunehmendem Fachkräftemangel steht die Wirtschaftlichkeit Ihres Pflegedienstes stärker unter Druck als je zuvor.

Für viele ambulante, stationäre und teilstationäre Pflegeeinrichtungen ist dies der ideale Moment für eine betriebswirtschaftliche Standortbestimmung. Laufen Ihre Prozesse effizient? Sind Ihre Kennzahlen stabil? Oder fressen Ineffizienzen in Tourenplanung, Dokumentation und Verwaltung Ihre Marge auf?

Eine gezielte Wirtschaftlichkeitsanalyse und Controlling-Struktur im Pflegedienst schafft die Grundlage dafür, dass Sie 2026 deutlich erfolgreicher starten. Nutzen Sie die Daten des aktuellen Jahres, um frühzeitig gegenzusteuern, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Wirtschaftlichkeit nachhaltig zu sichern. Denn nur wer seine Zahlen kennt, kann die Zukunft seines Pflegeunternehmens aktiv gestalten.

Warum gerade jetzt handeln?
Controlling für Pflegedienste zum Jahresende

Jahresende = perfekte Analysephase

Alle relevanten Kennzahlen Ihres Pflegedienstes liegen vor: Umsätze, Erlöse nach Pflegegrad, Kostenstellen, Pflegezeiten, Personalkosten und Absetzungsquoten. Ideale Grundlage, um Ihr Controlling auszuwerten und Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) richtig zu interpretieren.

Vorsprung für das Jahr 2026

Wer jetzt Maßnahmen ableitet, startet mit klaren Strukturen ins neue Jahr – statt erst im Frühjahr reagieren zu müssen.

Veränderte Rahmenbedingungen

Neue gesetzliche Vorgaben, steigende Löhne, höhere Dokumentationsanforderungen und Fachkräftemangel erzeugen Druck auf die Wirtschaftlichkeit. Nur ein strukturiertes Controlling ermöglicht Steuerung und Transparenz.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?
Wenn Probleme erst im Jahresabschluss sichtbar werden

Die Entwicklung der Pflege stellt Pflegedirektionen und Leitungskräfte vor enorme Herausforderungen. Steigende Anforderungen und der Fachkräftemangel setzen die Wirtschaftlichkeit jedes Pflegedienstes unter Druck. Besonders in der ambulanten Versorgung entscheidet die Effizienz der Prozesse direkt über Erfolg oder Misserfolg. Der Jahresabschluss 2025 bietet nun den idealen Zeitpunkt für eine betriebswirtschaftliche Standortbestimmung. Nur wer die Kostenstruktur seiner Pflegedienstleistung präzise kennt und steuert, kann 2026 erfolgreich in die Zukunft blicken.

Ineffizienten Prozessen
Steigenden Verwaltungskosten
Langen Wegzeiten und schlechten Touren
Hoher Absetzungsquote
ungeplanten Personalkosten
Mangelnde Steuerungsmöglichkeiten

Fehlendes Pflegedienst-Controlling führt dazu, dass Probleme erst im Jahresabschluss sichtbar werden – wenn es bereits zu spät ist.

Fazit: Ohne klare Prozesse und Controlling-Strukturen verschenken Pflegedienste Gewinnpotenzial und Wettbewerbsfähigkeit.

Das spricht für Consolutions als starken Partner an Ihrere Seite

Wie decken Sie Ineffizienzen auf?
Die 5 Säulen der Wirtschaftlichkeitsanalyse

Eine fundierte Analyse umfasst:

  • Kennzahlenanalyse (Leistungs- und Finanzcontrolling)
    • Umsatz je Arbeitsstunde: zeigt, wie effizient Pflegeleistungen erbracht werden.
    • Personalkostenquote: zentraler Indikator; Benchmark der Branche liegt bei 60–70 % des Umsatzes.
    • Absetzungsquote: signalisiert oft Probleme in Dokumentation, Tourenplanung oder eingesetzter Software.
    • Touren- und Wegzeiten: hoher Anteil bedeutet direkte Margenverluste.
    • Krankenstand / Fehlzeiten: beeinflusst Personalkosten, Stimmung & Qualität.
    • Erlöse nach Pflegegrad: zeigt, ob Leistungsportfolio strategisch passt.
    • Kennzahlensystem: Ein strukturiertes System ist Grundlage für klare Entscheidungen und Steuerung.

 

  • Kostenstrukturanalyse: Welche Bereiche verursachen überproportionale Kosten?
    • Personal
    • Fahrzeuge/Wegzeiten
    • Verwaltung
    • Miete & Infrastruktur
    • Software/IT

 

  • Prozessanalyse: Wo liegt das Optimierungspotenzial?
    • doppelte Arbeitsschritte
    • unnötige Papierprozesse
    • fehlende Standards
    • mangelnde digitale Durchgängigkeit

 

  • Digitalisierungsgrad
    • digitale Pflegedokumentation
    • automatisierte Abrechnung
    • GPS-basierte Tourenplanung
    • digitale Zeiterfassung

 

  • Mitarbeiter- und Ressourcenmanagement
    • Überstunden
    • Leerläufe
    • Fluktuation
    • Qualifikationsmix

Prozesse im Pflegedienst optimieren
Ihr Schlüssel zu mehr Effizienz

Für jedes Unternehmen in der Pflege – egal ob ambulanter Dienst, stationäre Einrichtung oder Tagespflege – ist die Effizienz der Prozesse direkt an die Wirtschaftlichkeit gekoppelt. Während die Fibu (Finanzbuchhaltung) die Basisdaten liefert, zeigt erst die Prozessanalyse, wo tatsächlich Gewinne verschenkt werden. Um nachhaltig Steuern zu sparen und die Margen zu erhöhen, müssen Ineffizienzen in der täglichen Arbeit rigoros beseitigt werden. Ein modernes Controlling-Cockpit nutzt Daten aus Tourenplanung, Zeiterfassung und Dokumentation, um Ihnen präzise aufzuzeigen, wo die größten Hebel für Optimierung liegen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit gezielten Maßnahmen nicht nur die Wirtschaftlichkeit steigern, sondern auch Ihre Pflegekräfte spürbar entlasten.

Tourenplanung optimieren (größter Hebel)
Moderne GPS-basierte Software kann:
  • Wegzeiten reduzieren
  • Touren effizienter strukturieren
  • Kraftstoffkosten senken
  • Stress im Team erkennen und reduzieren
Digitale Zeiterfassung einführen
Ein zentraler Hebel, um:
  • Stundenzettel abzuschaffen
  • Fehler zu vermeiden
  • doppelte Dokumentation zu reduzieren
  • transparente Lohnabrechnungen sicherzustellen
Mitarbeiter in die Analyse einbinden
Mitarbeiter als Experten nutzen, z.B.:
  • Feedbackrunden
  • Prozessworkshops durchführen
  • Fehler- und Ideenmeldungen
  • Ideenmanagement einführen und etablieren
Belastung reduzieren – Motivation steigern
Gut strukturierte Prozesse:
  • reduzieren Stress
  • verkürzen Dokumentationszeiten
  • erhöhen die Mitarbeiterbindung
  • senken Krankenstand

WAS WIR ANBIETEN

Organisations-Beratung lohnt sich, wenn:

  • die Rentabilität abnimmt und Sie nicht wissen, wo die Ursachen dafür liegen
  • der Krankenstand zu- und die Zufriedenheit der Mitarbeiter abnimmt
  • sich Überstunden sammeln
  • Leitungsaufgaben immer hintenanstehen
Was wir tun:
  • Analysieren Ihre Strukturen und Abläufe anhand der aktuellen Arbeitsweisen aller an den Prozessen Beteiligten
  • Abläufe so strukturieren, dass Sie und Ihr Team wieder effektiv arbeiten können
  • Ihr Team für die Veränderung inspirieren
    partnerschaftlich mit Ihnen arbeiten – und nie von „oben herab“
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Jahresabschluss 2025 zeigt negative Tendenzen?
Jetzt Controlling stärken!

Wenn Ihre Zahlen für 2025 nicht optimal sind:

  • Analysieren Sie Ihre Kostenstruktur.
  • Optimieren Sie Touren & Prozesse.
  • Reduzieren Sie Absetzungen.
  • Etablieren Sie ein monatliches Controlling.
  • Entwickeln Sie klare Ziele & Kennzahlen für 2026.

 

Eine kontinuierliche betriebswirtschaftliche Steuerung ist Voraussetzung für Erfolg.

Fazit & Handlungsaufforderung

Das Jahresende ist kein Abschluss – sondern der Startschuss für ein strukturiertes Controlling. Angesichts der komplexen Entwicklung in der Pflege – insbesondere steigender Personalkosten und gesetzlicher Auflagen – ist ein passives Management nicht mehr tragbar. Die Sicherung der Pflegedienstleistung und der Wirtschaftlichkeit im ambulanten sowie im stationären Bereich erfordert eine klare, zahlenbasierte Strategie.

Pflegedienste, die jetzt analysieren, optimieren und strategisch planen, sichern ihre Wirtschaftlichkeit und entlasten gleichzeitig ihr Team. Präzises Pflegecontrolling liefert den Führungskräften die notwendigen Daten, um fundierte Entscheidungen zur Steuerung der Prozesse zu treffen und Ineffizienzen zu beseitigen. Diese fundierte Planung muss Hand in Hand mit dem Steuerberater erfolgen, um die finanzielle Zukunftsfähigkeit ganzheitlich zu gewährleisten.

Sie möchten 2026 mit einer klaren Strategie starten? Nur wer bereit ist, frühzeitig zu analysieren, kann seine Wettbewerbsfähigkeit im anspruchsvollen Pflegemarkt erhöhen. Nutzen Sie unser Prozess-Audit für Pflegedienste und erhalten Sie Ihre individuelle Roadmap zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Jetzt anfragen und wirtschaftlich stärker in die Zukunft starten!

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