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Die Abrechnung von Pflegeleistungen mit den Krankenkassen ist in vielen ambulanten Pflegediensten noch immer ein zeitaufwendiger und ressourcenintensiver Prozess. Zahlreiche Einrichtungen kämpfen sich durch einen regelrechten Papierdschungel: Leistungsnachweise müssen von den Pflegekräften händisch ausgefüllt, unterschrieben, kopiert und zur Abrechnung bereitgestellt werden. Anschließend werden Rechnungen und Nachweise häufig per Post an die Krankenkassen geschickt, die diese wiederum in ihren Scanzentren digitalisieren. Dieser Kreislauf ist nicht nur ineffizient und kostenintensiv, sondern auch ökologisch fragwürdig.
Dabei existieren bereits gesetzliche Vorgaben, die den digitalen Weg ebnen sollen. Insbesondere die Möglichkeit der elektronischen Signatur von Leistungsnachweisen schafft eine rechtliche Basis für papierfreie Prozesse. Dennoch halten viele Krankenkassen an alten Strukturen fest und verlangen Originalunterschriften auf Papier. Begründet wird dies oft mit internen Regelwerken oder noch nicht vollständig digitalisierten Prozessen. Für Pflegedienste bedeutet das: doppelte Arbeit, unnötige Verzögerungen und ein hoher Verwaltungsaufwand, obwohl bereits im Sozialgesetzbuch SGB bereits alle Weichen gestellt sind.
In einer Zeit, in der Nachhaltigkeit, Effizienz und Digitalisierung zu zentralen Themen geworden sind, ist es höchste Zeit, den Papierbergen Lebewohl zu sagen. Digitale Abrechnungen sparen nicht nur wertvolle Arbeitszeit und Kosten, sondern machen Prozesse transparenter und nachvollziehbarer. Ein vollständig digitaler Ablauf reduziert die Fehlerquote, da Medienbrüche vermieden und manuelle Nachbearbeitungen seltener nötig werden.
Die Telematikinfrastruktur (TI) verspricht, hier einen Durchbruch zu bringen. Ziel ist es, eine sichere und vernetzte digitale Plattform im Gesundheitswesen zu schaffen. Mit der TI sollen Daten zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern medienbruchfrei und rechtssicher ausgetauscht werden. Das bedeutet weniger Papier, weniger Rückläufer und deutlich schnellere Bearbeitungszeiten.
Besonders für ambulante Pflegedienste birgt die TI ein enormes Potenzial. Sie kann nicht nur die Abrechnung vereinfachen, sondern auch den Informationsaustausch zwischen Ärzten, Pflegediensten, Betreuungsdiensten und Krankenkassen beschleunigen. Leistungsnachweise (Pflegesachleistung), die bisher aufwendig gesammelt und in Ordnern abgelegt wurden, könnten künftig digital signiert und automatisiert an die Kassen übermittelt werden. Alle relevanten Daten wie die Beschäftigtennummer, der Pflegegrad, alle Leistungen des Leistungsnachweises werden digital und papierlos an die Pflegekasse übermittelt.
Auch wenn die Digitalisierung viele Vorteile mit sich bringt, ist der Umstieg auf eine papierfreie Abrechnung nicht immer einfach. Häufig sind Krankenkassen intern uneinheitlich organisiert und geben widersprüchliche Auskünfte darüber, welche Form der Übermittlung akzeptiert wird. Aus unserer Erfahrung ist es daher sinnvoll, die digitale Abwicklung praxisnah zu testen:
Anstatt sich auf telefonische Auskünfte der Krankenkassen zu verlassen, empfiehlt es sich, eine Testrechnung mit kleinem Rechnungsbetrag vollständig digital zu übermitteln. So zeigt sich in der Praxis schnell, ob der Kostenträger diesen Weg akzeptiert. Eine klare Rückmeldung der Kasse ist oft aussagekräftiger als ein Gespräch mit einem Sachbearbeiter.
Dieser Testlauf bietet zudem die Chance, interne Abläufe zu prüfen: Funktioniert die digitale Signatur korrekt? Sind alle Daten in der Pflegesoftware sauber erfasst? Treten technische Probleme beim Versand oder Empfang auf? Wer diese Fragen frühzeitig klärt, vermeidet spätere Rückläufer und sorgt dafür, dass die digitale Umstellung reibungslos gelingt.
Prüfen Sie, ob Ihre technische Infrastruktur bereits TI-fähig ist. Sind eHBA (elektronischer Heilberufeausweis) und SMC-B-Karte vorhanden? Ist die eingesetzte Software für KIM (Kommunikation im Medizinwesen) vorbereitet?
Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob alle Funktionen zur digitalen Signatur und Übermittlung verfügbar sind. Eventuell sind Updates oder Anpassungen erforderlich.
Starten Sie mit einer kleinen Testabrechnung, um technische Hürden zu identifizieren. Ein schrittweiser Übergang reduziert Risiken.
Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert, dass alle Mitarbeitenden den neuen Workflow verstehen – von der Datenerfassung über die digitale Signatur bis zum Versand. Hier sind digitale Handzeichen notwendig.
Nach einer erfolgreichen Testphase sollte die vollständige Abwicklung folgen. Überprüfen Sie regelmäßig die Prozesse, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
Papierfrei abrechnen ist mehr als ein technischer Fortschritt – es ist ein wichtiger Beitrag zu nachhaltigem Wirtschaften. Allein die Reduzierung von Postversand, Druckkosten und Archivflächen kann erhebliche Einsparungen bringen. Hinzu kommt ein Imagegewinn: Pflegeeinrichtungen, die moderne digitale Lösungen nutzen, wirken professioneller und zukunftsorientierter.
Die Zukunft wird eindeutig digital sein. Mit der verpflichtenden Anbindung an die TI wird es in wenigen Jahren keine Alternative mehr zur papierfreien Abrechnung geben. Wer diesen Weg frühzeitig einschlägt, hat die Chance, sich Wettbewerbsvorteile zu sichern und wertvolle Ressourcen freizusetzen. Auch für Patienten und deren Angehörige wird dies eine Entlastung bieten.
Die Abrechnung ambulanter Pflegeleistungen steckt derzeit noch im Spagat zwischen Papier und Digitalisierung. Gesetzliche Grundlagen wie die elektronische Signatur bieten zwar klare Möglichkeiten, doch viele Akteure nutzen diese Potenziale noch nicht konsequent. Es ist an der Zeit, sich von ineffizienten Prozessen zu lösen und den Schritt in eine moderne, digitale Zukunft zu gehen.
Wer schon heute den Übergang zur papierfreien Abrechnung plant, testet und umsetzt, profitiert nicht nur von Effizienzgewinnen und Kostensenkungen, sondern verschafft sich auch einen klaren Vorsprung gegenüber Wettbewerbern. Der digitale Wandel ist nicht aufzuhalten – und die ambulante Pflege kann ihn aktiv gestalten, anstatt hinterherzulaufen.
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