Warum es keine gute Idee ist, schwierige offene Posten liegen zu lassen

Da liegen sie, die Rückläufer von den Kassen und all die erfolglosen Mahnungen. Und genau das sollten sie nicht: liegen bleiben. Wenn zu viel Zeit vergeht, gefährdet dies nicht nur die Liquidität der Einrichtung, sondern auch die Moral. 

„Wir konnten uns noch nicht darum kümmern“, das hören wir oft. Und das verstehen wir auch gut: Zeitdruck paart sich hier mit Ratlosigkeit. Von der Lust, sich um Mahnungen und Klärungen zu kümmern, einmal ganz zu schweigen. Offene Posten rangieren im Tagesgeschäft also ganz unten. Das ist leider fatal.

Hier die Gründe, warum Sie dieses Problem schnell angehen sollten:

Das wunderbare Gefühl, ein wohlriechendes Haus zu haben

Ein buddhistischer Weiser sagte einst: „Wer zu lange auf dem Abort sitzt, weiß nicht mehr, wie es dort stinkt.“ Wenn Forderungen und Rückläufer zu lange liegen bleiben, stinken sie ebenfalls. Wenn die Zahlungsmoral verpestet ist, leidet irgendwann die Arbeitsqualität. Schließlich ist es eine Frage des Respekts, fair und pünktlich bezahlt zu werden. Mit jeder liegengebliebenen Forderung versagen Sie sich und Ihren Mitarbeitern genau diesen Respekt. So verursacht diese „Duftwirkung“ von unerledigten Forderungen zusätzliche Kosten – und eine niedergedrückte Atmosphäre.

Rückläufer von Kassen

Nicht länger als 3 Monate liegen lassen – und nie mehr als 3 unerledigte Rückläufer sollten es zeitgleich sein! Gerechtfertigte Rückläufer werden korrekt ausgebucht, ungerechtfertigte beharrlich verfolgt. Wenn Sie es selbst tun, müssen Sie am Ball bleiben. Nur so behalten sie die Realität im Blick. Wenn erst der Wirtschaftsprüfer die Ausbuchungen vornehmen muss, verrutscht die Bilanz – und dann sieht es meistens gar nicht gut aus für die Einrichtung.

Mahnungen an Privatkunden

Wenn Privatkunden nicht zahlen, hat dies einen von drei Gründen: 1) Überforderung, 2) Absicht, 3) Warten auf die richtige Einstufung. Alle drei Gründe sind schwierig, will man dem Menschen doch weiter beistehen. Aber man tut niemandem einen Gefallen, allzu lange zu warten: Wenn kein Geld da ist, leiden Mitarbeiter und die zahlenden Patienten. Und Vorsicht: Nach drei Jahren ist die Forderung verjährt – und die sind meistens viel zu schnell vorbei. Oder die pflegebedürftige Person stirbt. Deshalb gilt auch hier: Schnelles beherztes Handeln. Eine Mahnung sollte Motivation für die pflegebedürftige Person und deren Angehörige sein, sich schnell um eine andere Einstufung zu kümmern. Schließlich können Sie nicht warten, bis dies irgendwann einmal geschieht. Wir raten davon ab, über eine kurze Frist hinaus in Vorleistung zu gehen. Es dankt einem hinterher niemand.

Ein Mammutjob?

Können wir verstehen. Kaum etwas erfordert mehr Überwindung als offene Posten einbringen. Dennoch sind sie eine der Hauptursachen für all die wirtschaftliche Schieflagen, zu denen wir dann als Berater hinzugezogen werden. Weil das so ist, bieten wir seit einiger Zeit ein eigenes, branchen-gerechtes Forderungsmanagement an. Wenn sich die offenen Posten stauen, können Sie eigentlich nur gewinnen, wenn Sie uns übernehmen lassen – zu verlieren haben Sie schließlich nichts mehr.