Warum es keine gute Idee ist, schwierige offene Posten liegen zu lassen

Warum es keine gute Idee ist, schwierige offene Posten liegen zu lassen

Da liegen sie, die Rückläufer von den Kassen und all die erfolglosen Mahnungen. Und genau das sollten sie nicht: liegen bleiben. Wenn zu viel Zeit vergeht, gefährdet dies nicht nur die Liquidität der Einrichtung, sondern auch die Moral. 

„Wir konnten uns noch nicht darum kümmern“, das hören wir oft. Und das verstehen wir auch gut: Zeitdruck paart sich hier mit Ratlosigkeit. Von der Lust, sich um Mahnungen und Klärungen zu kümmern, einmal ganz zu schweigen. Offene Posten rangieren im Tagesgeschäft also ganz unten. Das ist leider fatal.

Hier die Gründe, warum Sie dieses Problem schnell angehen sollten:

Das wunderbare Gefühl, ein wohlriechendes Haus zu haben

Ein buddhistischer Weiser sagte einst: „Wer zu lange auf dem Abort sitzt, weiß nicht mehr, wie es dort stinkt.“ Wenn Forderungen und Rückläufer zu lange liegen bleiben, stinken sie ebenfalls. Wenn die Zahlungsmoral verpestet ist, leidet irgendwann die Arbeitsqualität. Schließlich ist es eine Frage des Respekts, fair und pünktlich bezahlt zu werden. Mit jeder liegengebliebenen Forderung versagen Sie sich und Ihren Mitarbeitern genau diesen Respekt. So verursacht diese „Duftwirkung“ von unerledigten Forderungen zusätzliche Kosten – und eine niedergedrückte Atmosphäre.

Rückläufer von Kassen

Nicht länger als 3 Monate liegen lassen – und nie mehr als 3 unerledigte Rückläufer sollten es zeitgleich sein! Gerechtfertigte Rückläufer werden korrekt ausgebucht, ungerechtfertigte beharrlich verfolgt. Wenn Sie es selbst tun, müssen Sie am Ball bleiben. Nur so behalten sie die Realität im Blick. Wenn erst der Wirtschaftsprüfer die Ausbuchungen vornehmen muss, verrutscht die Bilanz – und dann sieht es meistens gar nicht gut aus für die Einrichtung.

Mahnungen an Privatkunden

Wenn Privatkunden nicht zahlen, hat dies einen von drei Gründen: 1) Überforderung, 2) Absicht, 3) Warten auf die richtige Einstufung. Alle drei Gründe sind schwierig, will man dem Menschen doch weiter beistehen. Aber man tut niemandem einen Gefallen, allzu lange zu warten: Wenn kein Geld da ist, leiden Mitarbeiter und die zahlenden Patienten. Und Vorsicht: Nach drei Jahren ist die Forderung verjährt – und die sind meistens viel zu schnell vorbei. Oder die pflegebedürftige Person stirbt. Deshalb gilt auch hier: Schnelles beherztes Handeln. Eine Mahnung sollte Motivation für die pflegebedürftige Person und deren Angehörige sein, sich schnell um eine andere Einstufung zu kümmern. Schließlich können Sie nicht warten, bis dies irgendwann einmal geschieht. Wir raten davon ab, über eine kurze Frist hinaus in Vorleistung zu gehen. Es dankt einem hinterher niemand.

Ein Mammutjob?

Können wir verstehen. Kaum etwas erfordert mehr Überwindung als offene Posten einbringen. Dennoch sind sie eine der Hauptursachen für all die wirtschaftliche Schieflagen, zu denen wir dann als Berater hinzugezogen werden. Weil das so ist, bieten wir seit einiger Zeit ein eigenes, branchen-gerechtes Forderungsmanagement an. Wenn sich die offenen Posten stauen, können Sie eigentlich nur gewinnen, wenn Sie uns übernehmen lassen – zu verlieren haben Sie schließlich nichts mehr.


5 Gründe, warum die Pflegedienstleitung besser die Finger von der Abrechnung lässt

5 Gründe, warum die Pflegedienstleitung besser die Finger von der Abrechnung lässt

Für viele Pflegeeinrichtungen fällt die Abrechnung in den Arbeitsbereich der PDL – als wäre dies schon immer so und Naturgesetz. Wer eine erfolgreiche Sozialstation haben will, sollte diese Zusatzlast schleunigst hinterfragen. Sie hat unnötige negative Folgen – für die PDL und alle Beteiligten. 

Die PDL ist auch ohne Abrechnung voll ausgelastet

Führen, lenken und leiten – das ist die Kernaufgabe einer PDL, unabhängig von der Größe des Teams. Wenn sie sich dieser Kernaufgabe beherzt annimmt, ist die Arbeitswoche ausgefüllt. Macht sie zusätzlich die Abrechnung, fehlen Zeit, Energie und Kreativität dafür, und die Arbeitsergebnisse leiden. Betriebswirtschaftlich gesprochen: Wenn sich die PDL mit der Abrechnung aufhält, sind die Opportunitätskosten, die Kosten also von alledem, was dadurch zu kurz kommt, höher als das, was man sich dadurch einspart.

Die PDL wird innerlich gespalten

Führen, lenken, leiten – das erfordert einen Arbeitsmodus mit voller Konzentration auf das Ganze, mit schnell wechselnden Anforderungen. Die Abrechnung erfordert einen ganz anderen Arbeitsmodus – Konzentration auf Details, Ungestörtheit, Recherche und Routine. Beides passt schlecht zusammen und lässt sich schlecht in einer Person vereinen: Das eine ist ein Job für eine Führungskraft, das andere ein Job für eine Fachkraft. Mutet man einer PDL beides zu, läuft sie Gefahr, zwei halbe Sachen zu machen – auf Kosten ihrer Psyche und des Gesamterfolgs.

Die Qualität der Führung bleibt auf der Strecke

Führen, lenken, leiten – das fordert den ganzen Menschen. Kann sich dieser Mensch nur teilweise darauf konzentrieren, leidet die gesamte Einrichtung. Und es bleibt keine Kapazität mehr fürs Anleiten, Fördern und Motivieren der Mitarbeiter und fürs Optimieren der Prozesse. Dies sind aber die eigentlichen Erfolgstreiber einer Sozialstation.

Die PDL brennt irgendwann aus

Wenn sie die Abrechnung gut machen und auch noch gut führen will, mag das eine kurze Zeit lang leidlich gut gehen: Mit viel Überstunden. Mit viel Stress. Mit Nicht-Abschalten-Können. Mit dem Vernachlässigen von Partner, Familie und Freunden. Kann man machen, führt jedoch eher früher als später zu langen Ausfallzeiten der PDL.

Die Abrechnung lässt sich leicht auslagern und führt sofort zur Entlastung

Die PDL muss fast alles im Griff haben, aber eben nur fast. Die Abrechnung ist DIE Tätigkeit, die sie am allerleichtesten delegieren kann. Zum Beispiel an einen professionellen Abrechnungs-Service wie den von Consolutions 😉
Dort hat man den Kopf, das Fachwissen und die Erfahrung dafür. Und das, was das Auslagern kostet, lässt sich doppelt und dreifach wieder reinholen: Durch eine gesunde PDL, die sich voll und ganz ihrer Kernaufgabe widmen kann.


5 Gründe das Forderungsmanagement auszulagern

5 Gründe, warum es die beste Idee sein kann, das Forderungsmanagement auszulagern

Sich um offene Forderungen selbst zu kümmern ist nur dann eine prima Lösung, wenn die 3 Ks dafür vorhanden sind: Kapazität, Kompetenz – und genug Kohle auf dem Konto.
Dann können Sie diesen Artikel getrost ignorieren. Ansonsten erfahren Sie hier, was Sie durchs Auslagern alles gewinnen.

Wirkungsvolle Mahnungen

Eine Mahnung, die von einem professionellen Forderungs-Service kommt, hat mehr Autorität als eine Mahnung aus Ihrer Einrichtung. Solche Mahnungen werden schneller bezahlt und erhalten seltener Widerspruch.

Profis bohren tief

… und so lange, bis sie die Ursache ergründen und beheben können. Ein für alle Mal, so dass die Rechnung beim nächsten Mal glatt durchgeht. Gute Forderungsmanager (wir bei Consolutions 😉 wissen auch dann noch, wo sie ansetzen müssen, wenn sich Normalsterbliche schon längst im Dschungel von Gesetzen und Zuständigkeiten verloren glauben.

Perfekte Rollenteilung – Sie bleiben freundlich, wir bleiben hartnäckig

Hand aufs Herz: Mahnen Sie gern? Wer sich gut um andere kümmert, möchte nicht allzu viele Emotionen wie zwischenmenschliche Enttäuschung oder Wut auf die Bürokratie empfinden. Das schlägt aufs Gemüt, oder? Mit einem ausgelagerten Forderungsmanagement schaffen Sie eine emotionale Distanz: Sie haben mit dem Geld-Einfordern einfach nichts mehr zu tun und können sich auf Ihre Hauptaufgabe konzentrieren: hilfsbedürftige Menschen gut versorgen. Und sich trotzdem über ein volles Konto freuen. Und wir von Consolutions können bei Ihren Debitoren freundlich, sachlich, aber eben auch hartnäckig bleiben, weil wir keinen emotionalen Ballast mit uns herumschleppen. Das bedeutet: Weniger Stress für Sie und für uns sowieso.

Erfolg!
Geld kommt!

Bei Consolutions stehen mehrere Experten im Austausch miteinander, jede/r mit Erfahrungen von den verschiedensten Kassen, Institutionen und Trägern. Wenn Ihnen Geld zusteht, knacken wir auch das hartnäckigste Problem. Es tut gut, wenn Gerechtigkeit waltet und die Einrichtung wieder flüssig ist, oder?

Forderungsmanagement auslagern lohnt sich, eben weil es sich so gut auslagern lässt!

Es gibt kaum etwas in Ihrer Einrichtung, dass Sie so einfach und schnell abgeben können wie das Forderungsmanagement. Alles andere braucht lange Vorgespräche und Kontrolle bei der Beauftragung oder lange Einarbeitungszeiten bei Neueinstellungen. Wir können morgen übernehmen, und übermorgen sehen Sie erste Ergebnisse! Das gleiche gilt, wenn Sie die gesamte Abrechnung auslagern: Das setzt noch mehr Kapazitäten frei und entlastet die Verwaltung und die PDL.

PS: Bei Consolutions behalten Sie die volle Kontrolle: Sie treten Sie Ihre Forderungen NICHT an uns ab – weder in unserem Forderungsmanagement noch in unserem Abrechnungsservice. Wir handeln, als wären wir Ihr verlängerter, professioneller Arm.


5 Fragen, die den Erfolg Ihrer Sozialstation bestimmen

5 Fragen, die den Erfolg Ihrer Sozialstation bestimmen

Spielen diese fünf Dinge ineinander, stellt sich der Erfolg ein.
Wir nennen sie die fünf Erfolgsfragen.

Bildet die Tourenplanung die Realität ab?

Eine klare Tourenplanung ist das A und O für Ihre Rentabilität. Dazu gehören einerseits die günstigsten Routen und Wegezeiten, für die es gute Software-Tools gibt. Aber das ist noch nicht alles. Es braucht klare Vorgabezeiten für jeden einzelnen Klienten. Und dies wiederum erfordert klare Absprachen mit Ihrem Pflegepersonal – nicht zwischen Tür und Angel und nicht am Telefon, sondern in regelmäßigen Abständen von Angesicht zu Angesicht.

Fehlen diese Vorgabezeiten oder sind sie Wunschdenken, kann die Station nicht rentabel sein. Klar, jeder Klient ist anders. Hier braucht man länger, dort geht es schnell. Aber genau das gilt es zu ermitteln, festzuhalten und vorzugeben. Ohne Orientierung kein Erfolg.

Wird alles abgerechnet?

Fast immer stellen wir fest: Pflegekräfte tun viel mehr nebenbei und einfach so, weil die Situation es gerade erfordert. Das mag gerade in der Pflege menschlich sein, hat aber die fatale Folge, dass bald der Respekt für Ihre Leistung erodiert. Darunter leiden am Ende alle.

Daher: Bitte jede Kleinigkeit dokumentieren, nachweisen, abrechnen. Erfolglose Sozialstationen denken oft: „Wir müssen mehr arbeiten!“ Das stimmt nicht. Sie müssen mehr abrechnen.

Stimmen IST und SOLL?

Abweichungen gibt es immer wieder. Schlimm ist nur, wenn sie die Regel sind und nicht an die Realität angepasst werden. Dadurch entgleitet die Kontrolle und leidet das Selbstbewusstsein. Daher gilt es, immer wieder auf die Vorgabezeiten zu gucken, Abweichungen zu registrieren, zu untersuchen und zu beheben.

Gibt es monatliche Kennzahlen?

Dazu braucht es eine handfeste Tourenkalkulation und die Erträge pro Hausbesuch. Aus dieser Mischkalkulation ergibt sich die Produktivität Ihrer Station: Gesamtertrag geteilt durch die Gesamtanwesenheitszeitaller Mitarbeiter. 40 € wären hier ein guter Richtwert.

Erfüllt die PDL ihren Kernjob?

Die Controlling-Tätigkeiten, die wir hier auflisten, bilden die Grundlage für diesen Kernjob, der da lautet: Leiten, lenken, führen. Die Arbeit der Pflegedienstleitung birgt großes Verzettelungspotential – man kann sich krank schuften und nichts bewirken. Wird jedoch dieses respektvolle Controlling anhand der 5 Erfolgsfragen beherzigt, ergeben sich klare Prioritäten in den täglichen Aufgaben.

Übrigens:
Die Abrechnung gehört nicht zum Kernjob einer PDL, sondern erweist sich für sie eher als Falle.
Mehr dazu hier.


Das eigene Team einbinden

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Unser Artikel: „Das eigene Team einbinden“, in der März Ausgabe 2018 „Wohlfahrt Intern


Das orgavision Anwendertreffen in Berlin

Am 13. April 2018 fand das orgavision Anwendertreffen statt. Besuchen Sie auch die Fotoseite des Events.